平城ニュータウン文化協会の役員の役割

文化協会の会則では、協会には次の役員を置き、本部の役員会を組織し、総会及び理事会の決定事項に基づき、協会運営全般を執行する。会長　1名、副会長　2名、事務局（局長1名、局長代理1名、次長1名、会計1名及び部長・副部長若干名）監事　2名。

役員は改選期前の理事会において理事の互選により選出し、総会の承認を得る。   

事務局の組織として組織部、広報部、行事部、配布部等の職位を設けると定められている。

役割分担

　会　長：会の全体を統括する　　

　副会長：会の中で特定部門の統括を行う

　事務局長：協会の事務全般を管理し、資料作成・配布等の事務作業を統括する

　会　計：協会費の徴収・費用管理全般を行う

　監　査：会の運営・費用監査を行う

　組織部：事務局が兼務する

　広報部：文化協会ニュース発行、機関紙「層富」の発行、文化祭プログラム等の発行

　行事部：総会、文化祭の準備・実行

具体的内容

1.     役員会の年間活動日

・役員会は年６回、偶数月の第３週目、ニュース印刷日の印刷後に開催する

・理事会は年３回（７月、１２月、３月）開催する

・機関紙の編集委員会は年２回（５月、６月）開催する

・文化祭の実行委員会は年２回（９月、１０月）開催する

・打ち合わせ時間はいずれも２時間前後である（会議の拘束時間は26時間／年間ほど）

2.     事務局の具体的内容

・事務局は会長・広報部・行事部・配布部の補佐するため事務連絡業務を担う

・事務局は文化協会年間スケジュールに基づき、会場準備を行う

・事務局は広報・行事部の依頼や配布などの補佐をする

3.     広報部の具体的内容

・機関紙発行のための事務局と共同して原稿依頼、収集、編集・印刷依頼等行う

・機関紙発行の編集会議は２回ほど開き校正をしっかり行う

・偶数月発行ニュースの原稿依頼、収集、編集・印刷依頼等を事務局と共同して行う

・文化祭実行委員会依頼に基づくプログラム発行のため原稿依頼、収集、編集・印刷依頼等を事務局と共同して行う

・総会資料、講演会紹介ビラ等、事務局と共同して原稿依頼、収集、編集・印刷等行う

4.     行事部の具体的内容

・文化祭実行委員会の開催・運営を行う

・文化祭の具体的内容を計画し、参加依頼、打合わせ、運営・実行を行う

・文化祭の会場準備・運営・実行・反省会等を行う

5.     会計の具体的内容

・文化協会費用の徴収と管理を行う

・運営のための費用の支出を必要に応じて対応して、立替払いに対応する

・文化協会の費用は、帳簿に収支が明確にわかるよう管理を行う

・年度末には管理された収支報告書を作成し監査を受ける

平城ニュータウン文化協会の現行会則に補足説明または理事会議事録を追加する

（現行会則抜粋）　第4章　役員及び理事

第8条

1　協会には次の役員を置き、本部の役員会を組織し、総会及び理事会の決定事項に基づき、協会運営全般を執行する。会長　1名、副会長　2名、事務局（局長1名、局長代理1名、次長1名、会計1名及び部長・副部長若干名）監事　2名。

2　役員は改選期前の理事会において理事の互選により選出し、総会の承認を得る。 

3　事務局の組織として組織部、広報部、行事部、配布部等の職位を設ける。

第9条

1　理事会は各講座ごとに選出された講座を代表する理事と、講座を代表する理事とは別に改選期前の理事会において次期理事として推薦された理事とで構成する。

2 理事会は役員会に委任する協会運営の基本事項の決定並びに総会に付議する議案の審議を行う。

3 役員以外の理事は、事務局各部のいずれかに所属し会務を分担する。    

4 各講座を代表する理事は、毎年4月に所属する会員の会費を集約し、事務局に提出する。

第11条　

1　役員・理事の任期は2年とし、再任は妨げない。    

2　任期途中の選解任は、役員は理事会と総会、理事は理事会の承認を要する。

（補足説明）役員選出の方法

１、現行役員が２期４年以上継続している場合、役員交代をスムーズに進めるため、次のルールを取り決めて継続的に会の維持を図る。

但し全役員が同時期に交代しては、会運営上に支障が出る恐れがあるため半数前後にとどめる。

２、年度末の理事会において自薦、他薦等で役員候補を出すことになっているが、他薦においては相手の了解を事前に得ておくこと。了解を得て役員に推薦すること。

３、自薦、他薦が出ない場合は、現行役員及び過去に2期以上役員経験のある理事を除外して次のように選出する。

４、理事会において抽選もしくはクジ引きにより交代要員に必要な人数を選出する。

選出された理事及び残留役員により、次期役員の役割分担を決める。退任した役員は次期役員を補佐するため、顧問としてサポートする。

５、役割分担は個人の能力・特技等を考慮して決めるのが望ましいが、決められない場合は抽選とする。

６、選出された理事が個人的理由によりどうしても辞退したい場合は、その所属する同好会・講座メンバーから代理を選出する。

その場で決められない場合は、後日、同好会・講座の責任において代理役員名を事務局に提出する。

以上、協会の年度末ごとに新旧役員がスムーズにバトンタッチできるように会則の補足説明を追加する。